Lors d'une réorganisation de base de données une erreur "Espace disque insuffisant" précédé ou suivi éventuellement d'une erreur 3183 peut arriver dans certains cas. Les cas n'ont pas été identifiés. Il convient de renouveler la réorganisation. Sans explication, pour le moment, la réorganisation passe.
Il convient toutefois de vérifier plusieurs points:
Lancer la réorganisation depuis le poste principal.
L'espace disque disponible sur le poste principal.
Dans les logiciels Sage Petites Entreprises, lors de l'édition d'une facture, il est possible de cocher la case "Edition définitive". En cochant cette case, la facture devient non modifiable. Il n'est plus possible de changer les coordonnées du client, d'ajouter, modifier ou supprimer des lignes dans la facture.
L'édition définitive se coche automatiquement lors d'un transfert en comptabilité. Légalement, toute facture transférée en compta ne doit plus être modifiable.
Via le logiciel, une seule solution existe : générer un avoir et refaire la facture avec un nouveau numéro.
Si vous avez coché par erreur une facture en édition définitive, il n'est pas possible de la décocher via le logiciel. Des solutions existent pour les distributeurs agréés Sage pour débloquer une facture. Cela doit reste exceptionnel et justifié par une erreur. Il ne faudrait pas que cette pratique devienne habitude pour couvrir une fraude. Les techniciens de Assistance-Api.fr peuvent intervenir pour débloquer une facture. Cette prestation sera facturée sous la forme d'un ticket d'assistance à 49€HT. Une demande par mail sera demandée pour justifier l'opération.
Passer d'un logiciel Sage "Api" de la gamme Standard à la gamme Evolution est possible dans le cadre d'une montée en gamme. En revanche, passer de la gamme Evolution à la gamme Standard n'est pas possible.
Pour passer de la gamme Standard à la gamme Evolution pour les logiciels Apimécanique, Apinégoce et Apibâtiment implique plusieurs choses:
Techniquement, il faut faire appel à un distributeur agréé afin d'assurer la bonne migration des données. La perte de données serait grave pour l'entreprise utilisatrice. Le passage par des versions intermédiaires ou des convertisseurs Sage peut être nécessaire.
Vous allez pouvoir récuperer toutes vos données (articles, clients, devis, factures,...). Toutefois, il faudra revoir tous les modèles d'édition s'ils ont été personnalisés. Lors de la migration, ce sont les nouveaux modèles, de la gamme Evolution, qui sont chargés.
Le passage de la gamme Standard à la gamme Evolution est la seule solution pour passer sur plus de 5 postes utilisateurs et jusqu'à 10 postes (au-delà, c'est possible mais avec un accord de l'équipe Sage après validation de l'architecture informatique du client).
En passant de Standard à Evolution, vous aurez beaucoup plus de fonctionnalités et de données. Le niveau de personnalisation est plus important dans la gamme Evolution.
Selon la taille de la base de données, l'opération de migration peut être longue (plusieurs heures). Il est nécessaire de dimentionner le poste serveur selon les caractéristiques du logiciel.
Attention quelques exceptions demeurent dans les migrations de gamme. Demandez conseil à un technicien Expert au 0892.490.172.
Les logiciels Sage permettent une mise en page des éditions : devis, commande, bon de livraison, facture,... Dans le cadre de cette mise en page, il est possible d'intégrer un logo.
Selon les logiciels, plusieurs solutions sont possibles:
Intégrer l'image du logo directement dans le modèle d'édition via l'icone "Image" prévu à cet effet. Il sera nécessaire de passer sur chaque édition pour intégrer l'image et faire attention à la taille et la position afin que chaque édition identique.
Charger l'image dans les renseignements généraux de la société (selon logiciel de la gamme Sage PE). Dans ce cas, il faut que l'image soit placée dans le répertoire partagé des données sur le serveur.
La personnalisation de l'édition peut aller bien plus loin que l'intégration du logo de la société.
Lorsque vous utilisez un logiciel Sage Petites Entreprises, il est indispensable de faire des sauvegardes de vos données. Plus de 80% des sociétés qui ont perdu leurs données ferment définitivement dans les mois qui suivent (c'est une étude réalisée par OODRIVE, société de Télésauvegarde avec la solution Adbackup).
Plusieurs solutions permettent de sauvegarder vos données:
Sauvegarde depuis le logiciel en passant soit par l'icone "disquette" soit par le menu : Utilitaires / Sauvegarde. Dans ce cas, il faut être seul utilisateur des logiciels Sage "Api". Si la gestion, la comptabilité et le financier sont liés, vous pouvez les sauvegarder en une seule fois à condition de cocher la case "dossiers liés". Cette sauvegarde doit être faite sur un support de type clé USB. Il ne faut pas laisser le support de sauvegarde dans l'entreprise car en cas de sinistre majeur (incendie, inondation, cambriolage,...) vos données risquent de disparaitre malgré les efforts de sauvegarde.
En passant par le PLANNING de sauvegarde, vous pouvez "automatiser" la sauvegarde de vos données. En effet, le logiciel vous rappelle qu'aucune sauvegarde n'a été réalisée sur la journée jusqu'à ce que vous la fassiez. Comme précédemment, il faut être le seul utilisateur des logiciels. Par le planning, il est possible d'associer une méthode de sauvegarde par jour. Ainsi, les données du Lundi seront stockée dans un dossier Lundi, les données du mardi dans un dossier Mardi,... etc... Vous avez ainsi 7 dossiers pour les 7 jours. Donc, 7 jours de sauvegardes.
La copie de dossier automatisée. Vous pouvez mettre en place un logiciel de copie de dossiers pour automatiser la sauvegarde (exemple : COBIAN). Cela vous permet d'avoir une copie à heure fixe. Vous n'avez pas à y penser. Toutefois, si des personnes sont connectées sur le logiciel, les données enregistrées peuvent être erronées lors de la sauvegarde. Il est indispensable de mettre les données sur un support amovible et ne pas le laisser dans les locaux.
La télésauvegarde. Il s'agit d'une externalisation automatisée de vos données. Ainsi, en cas de sinistre, vous pourrez les récuperer depuis n'importe quel ordinateur connecté à internet avec vos codes personnels. Toutes les télésauvegardes ne se valent pas. Il faut savoir sous quel délai et quelles conditions les données peuvent être récupérées. Où sont stockées vos données? Par qui elles sont visibles? Assistance-Api.fr préconise Adbackup de OODRIVE car les données sont stockées en France sur ces centres sécurisés et elles sont assurées.
Contactez-nous pour plus d'informations sur la sauvegarde de vos données. Nos techniciens sauront répondre à toutes vos questions.
Si vous avez un message dans le titre du logiciel avec : (Ne répond pas), le logiciel n'est pas systèmatiquement planté.
Le message : "Ne répond pas" vient du fait que Windows considère que le logiciel ne lui répond plus. Pour autant, le logiciel peut travailler sur la base.
Pour savoir si le logiciel est réellement en train de travailler, vous devez ouvrir le gestionnaire de tache et regarder le processus correspondant au logiciel Sage utilisé. Si le chiffre de la mémoire ou celui du processeur bougent (même une fois toutes les 5 minutes, ou plus) et que vous n'utilisez pas l'ordinateur, c'est que le logiciel tourne toujours.
Attention, si vous faites des "Fin de tache" sur les processus, vous risquez d'endommager votre base de données voire de la casse totalement. La patience est parfois la meilleure des solutions.
Si les lenteurs portent sur des fonctions courantes: listes, recherches,... , nous vous conseillons de prendre contact avec votre distributeur agréé Sage.
Les systèmes d'exploitations XP et Windows 2003 ne sont plus maintenus par Microsoft depuis plusieurs mois. Ces environnements ne sont plus testés et donc, plus validés par Sage Petites Entreprises pour les logiciels "Api".
Nous savons que les logiciels Sage PE en version 13 fonctionnent encore sur Windows XP si toutes les mises à jour ont été réalisées. Toutefois, ce n'est pas validé par l'éditeur Sage.
Nous pouvons déjà dire que les versions 14 ne seront pas validées et qu'elles ne fonctionneront certainement pas. Aussi, il est tant d'investir dans le matériel.
Besoin d'extraire des données de votre logiciel Sage Petites Entreprises ? Une solution existe. Elle a été développée par un distributeur agréé Sage.
Le principe est simple. L'application DataExtract se connecte à la base de données Access, execute une requête SQL et enregistre les données dans un fichier texte avec séparateur. Ainsi, il est possible d'extraire rapidement les données issues d'une table ou de plusieurs tables liées. L'outil est sans message. Vous pouvez donc l'ajouter dans une tache planifiée pour extraire les données quotidiennement ou à la fréquence que vous désirez.
Qu'il s'agisse de clients, d'articles, de commandes,... toutes les extractions sont possibles.
La 1ère version de DataExtract permet d'extraire qu'un seul fichier avec une seule requête. La seconde version est en cours de préparation avec un nombre de requêtes au choix. A chaque requête sera associé un fichier texte type CSV. Une option au format Excel sera aussi prochainement disponible.
DataExtract est disponible en exclusivité chez ARC GESTION (01.84.184.284). Le tarif est lié à la complexité de la requête à mettre au point pour l'export de données depuis vos logiciels. La version 1 est à partir de 99€/an (hors installation et paramétrages).
DataExtract fonctionne avec Apimécanique, Apinégoce, Apibâtiment, Apicommerce, Apiservices, la comptabilité Sage Api, le financier Api,.... et tous types de logiciels utilisant une base de données ACCESS.
Avertissement DataExtract ne fait que des exports de données. Ils n'importent pas de données depuis un fichier ou un site internet. L'export n'est possible que vers un fichier. Toutes autres demandent peuvent être étudiées par Arc Gestion au 01.84.184.284.
Assistance-Api.fr utilise DataExtract pour lier sa gestion commerciale à son CRM via une passerelle d'export / import de données.
Comme tous les ans, les versions de Sage Petites Entreprises (plus souvent connu sur le nom historique de "API") pour Apimécanique, Apinégoce et Apibâtiment, arriveront à partir d'octobre 2015.
Les logiciels en version 14 apporteront plusieurs réponses:
L'ajout de nouvelles fonctionnalités
Des réponses à des changements de règlementation
L'adaptation aux nouveaux systèmes d'exploitation Windows et aux nouvelles technologies
Mais, que pouvons-nous attendre de plus? Il est encore trop tôt pour le dévoiler. Mais, nous savons que de gros changements sont en préparation.
Parmi plusieurs hypothèses fondés sur des bruits de couloirs et des lapsus:
Un changement structurel pour plusieurs logiciels (interface, framework, langage de développement,....)?
Un changement de base de données? La fin de Access pour passer sur du SQL Server?
De la mobilité avec des versions Sage Online ?
La disparition / fusion de plusieurs logiciels?
Les réponses à ces questions, et bien d'autres, dans les prochaines semaines lors des premières présentations produits.
Généralement suite à des erreurs de manipulations du logiciel Apimécanique, un véhicule d'occasion peut apparaitre en "Vendu" alors qu'il devrait être en "Non Vendu". Cela peut dans certains cas si la facture de vente est supprimée. Le véhicule reste en vendu au lieu de repasser en "Non vendu".
Dans ce cas, il existe une solution sur Apimécanique Automobile Evolution pour changer le statut du véhicule.
Dans la liste des véhicules, filter pour ne garder que le véhicule concerné à l'écran.
Cliquer sur le bouton "Mod. Glob.".
Chercher la colonne "Vendu".
Demander une modification en passer le statut de OUI à NON.
Le véhicule redeviendra non vendu.
Dans certaines anciennes versions du logiciel, si l'utilisateur revenait sur la fiche véhicule alors que celui-ci était vendu et qu'il modifié une information (ex: option). Le fait d'enregistrer le changement repasser le véhicule en "NON VENDU" même si celui-ci avait été facturé. Le bouton "Mod. Glob" est dans ce cas utile, pour repasser le statut à "Vendu".
Si vous rencontrez encore ce dysfonctionnement, nous ne pouvons vous conseiller que de passer sur la nouvelle version du logiciel. Vous pouvez contacter nos services au 0892.490.172 pour plus de renseignements.
