Depuis le 1er Janvier 2014, les entreprises ayant un logiciel de gestion ou comptabilité ont obligation de répondre aux nouvelles obligations liées aux comptabilités informatisées.

 

Dans le logiciel de gestion, l'entreprise réalise des factures. Donc, des pièces comptables. Elle doit être en mesure d'archiver les données et elle doit aussi pouvoir extraire toutes les pièces commerciales (factures de vente et d'achat) saisies dans le logiciel au format PDF.

Dans le logiciel de comptabilité, l'entreprise enregistre toutes les écritures comptables. Elle doit fournir un fichier au format fiscal. Ce fichier contient toutes les écritures et les opérations réalisées sur le logiciel. Le format du fichier est standardisé. Il doit répondre au cahier des charges de la Direction Générale des Impôts.

Depuis les versions 12 des logiciels Sage Petites Entreprises : Apinégoce, Apibatiment, Apimécanique, Apicommerce,... ces mécanismes ont été intégrés ou adaptés.

Pour extraire le fichier depuis le logiciel comptable, il faut:

• Ouvrir la comptabilité
• Aller dans le menu "Utilitaires" / "Archivage" / "Fichier des écritures comptables"
• Choisir l'exercice comptable à extraire.
•  Le logiciel réalisera le fichier et vous indiquera son emplacement d'enregistrement

Attention, l'export au format fiscal bloque les écritures exportées. Seuls les libellés peuvent être modifiés. Les comptes et les montants ne peuvent pas être changés. Toutefois, vous pouvez ajouter des écritures sur la période extraite si vous avez archivé sur un exercice encore modifiable (N-1 - N ou N - N+1).